È possibile introdurre l'utilizzo delle intranet come strumento di comunicazione aziendale analizzando la nuova forma organizzativa di impresa rete.

Tale modello è costituito da un sistema di connessioni entro le quali operano nodi capaci di cooperare tra loro in un'ottica di condivisione dei risultati; devono possedere forte autonomia decisionale e grande capacità di trasmissione e condivisione di informazioni dell'intera struttura rete. I nodi possono anche essere esterni alla struttura aziendale, il concetto di outsourcing consente la focalizzazione dell'impresa sul suo core business. E' importante notare come le nuove tecnologie di condivisione dell'informazione abbiano reso possibile e rapido il trasferimento della conoscenza all'interno e all'esterno della struttura aziendale.

In queste architetture reticolari le relazioni non sono intese come linee di connessione prestabilite ma come possibilità di accedere ai diversi contenuti e servizi informativi in funzione delle necessità che si presentano. Diversa è quindi la natura del processo decisionale: a differenza delle strutture gerarchiche centralizzate, quelle reticolari presentano una decisionalità distribuita. Grazie alle tecnologie dell'informazione nascono potenzialità di collegamento che permettono forti delocalizzazioni del lavoro sia geografiche che organizzative. I nodi, elementi decisionali immersi nei processi di business, diminuiscono i livelli gerarchici accelerando le necessità di distribuzione dell'informazione.

La comunicazione interna intesa come strumento di immagine e fedeltà assume un carattere strutturale riconsiderando l'approccio con le risorse umane. I dipendenti diventano clienti interni di una rete informativa motivazionale, fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Nasce quindi la comunicazione organizzativa definita anche come insieme di creazione, scambio e condivisione di informazioni tra i membri interni ed esterni coinvolti nei processi aziendali, compresi anche i clienti attivi e potenziali. La pubblicazione di informazioni, precedentemente destinate a particolari pubblici di riferimento si sposta verso la comunicazione globale orientata al raggiungimento degli obiettivi.

Sono stati individuati diversi livelli di comunicazione organizzativa: quella funzionale che si occupa di distribuire informazioni operative a supporto dei processi produttivi e decisionali interni; quella informativa destinata a migliorare la visibilità dell'azienda e dei suoi prodotti; la comunicazione formativa dedicata al trasferimento delle competenze interne ed esterne.

In relazione a quanto detto sopra si intuisce l'utilità della comunicazione organizzativa, strumento di knowledge management che aumenta il patrimonio cognitivo dell'azienda. In quest'ottica la tecnologia intranet garantisce il supporto necessario al lavoro cooperativo, consentendo la trasparenza degli eventi aziendali e quindi permettendo di agire direttamente o formulare ipotesi di intervento.

Comunicare significa quindi distribuire le responsabilità decisionali riducendo i confini gerarchici, orientandosi alle modalità di lavoro per team.

Questo nuovo modo di collaborazione introdotto dai sistemi di informazione come intranet ha portato alla reingegnerizzazione dei processi di business passando da una suddivisione del lavoro basata su step di processo sequenziali ad una visione unitaria del lavoro coadiuvata da opportune implementazioni di tools. E' possibile lavorare in parallelo, in modalità sincrona o asincrona superando ostacoli spazio temporali. Intranet non sostituisce il lavoro dell'uomo, per quanto comunque possa aiutare nei processi ripetitivi, si pone piuttosto come collante per facilitare la cooperazione.

L'evoluzione delle modalità di interconnessione dei soggetti produttivi comporta una rivoluzione nelle modalità di archiviazione dei contenuti informativi. In principio era il documento che in funzione del supporto sul quale era memorizzato (carta, supporto video, elemento contabile) era sottoposto ad archiviazione fisica. Esisteva un principio di inscindibilità del contenuto informativo dal supporto fisico. La gestione del documento incontrava le problematiche di archiviazione e distribuzione di supporti diversi e spesso difficilmente riproducibili.

Successivamente il patrimonio informativo perde la sua connotazione materiale e diventa elemento digitale facilmente riproducibile e archiviabile; si passa dalla gestione del documento alla gestione dell'informazione. L'informazione però è ancora strutturata e per quanto riproducibile rimane confezionata dall'autore in funzione delle caratteristiche del suo primo destinatario. Sono immediatamente visibili le problematiche coinvolte nella realizzazione e la distribuzione dell'informazione all'interno della struttura aziendale: incompatibilità di formato, strumenti di visualizzazione non intuitivi o inesistenti, rapida obsolescenza dei sistemi di conservazione e gestione dell'informazione, difficoltà di accesso ad importanti informazioni strategiche, ridondanza delle informazioni all'interno della rete aziendale.

L'informazione quindi come elemento primario di diffusione della conoscenza necessita di essere destrutturata per poter essere distribuita e archiviata. Questa considerazione evidenzia la necessità di implementare dei sistemi automatizzati per la pubblicazione e il reperimento delle informazioni.

Si giunge quindi alla gestione della conoscenza (knowledge management) - oltre alle informazioni si valorizzano le relazioni tra le informazioni e chi le utilizza. Una rappresentazione di queste relazioni è la competenza. La competenza non è altro che la rappresentazione statica di una storia di relazioni tra il soggetto produttivo e le informazioni, conoscenze e esperienze, che ha maneggiato.

Gestire le relazioni significa anche presentare le informazioni in modo diverso in funzione di chi attingerà a queste informazioni (stile, possibilità di utilizzo, tipologia di accesso). Per raggiungere questo obiettivo, è fondamentale separare il contenuto di un'informazione dalla sua rappresentazione fisica.